মাইক্রোসফট এক্সেল (প্রাথমিক ধারণা, পরিচিতি, কিবোর্ড শর্টকার্ট)

মাইক্রোসফট এক্সেল কি?

মাইক্রোসফট এক্সেল একটি হিসাব রক্ষার কাজে ব্যবহৃত প্রোগ্রাম। কম্পিউটারে ভিজ্যুয়ালী হিসাব-নিকাশ করার জন্য এই প্রোগ্রামটির জুড়ি নেই। এর গ্রাফিক্যাল ইন্টারফেস সহজ হওয়ার কারণে যে কেউ এই প্রোগ্রামটি ব্যবহার করতে পারবেন। এটি মাইক্রোসফট কর্পোরেশনের তৈরিকৃত একটি স্প্রেডশীট বিশেস্নষণধর্মী প্রোগ্রাম। স্প্রেড শব্দের অর্থ ছড়ানো এবং শীট অর্থ হল পাতা। মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করে বিভিন্ন জটিল/সরল গাণিতিক ও পরিসংখ্যান করা যায়। সুতরাং স্প্রেডশীট শব্দের অর্থ ছড়ানো পাতা। এক্সেলের ফাইলকে ওয়ার্কবুক বলা হয়। প্রতিটি ওয়ার্কবুক কতগুলো শীটের সমন্বয়ে গঠিত। প্রতিটি ওয়ার্কশীটে আবার ২৫৬ টি কলাম এবং ৬৫৫৩৬ টি রো থাকে। রো গুলো ১,২,৩,৪..... নামে এবং কলামগুলো A, B, C, AB, AC......নামে পরিচিত। কলাম এবং রো এর সমন্বয়ে গঠিত প্রতিটি ঘরকে এক একটি সেল বলা হয়।

মাইক্রোসফট এক্সেলের সাহায্যে আপনি যা যা করতে পারবেন:

@ বিভিন্ন সরল ও জটিল হিসাব করা।

@ বেতনবিল ও অন্যান্য হিসাব করা।

@ চার্ট ও গ্রাফ করে পরিসংখ্যান করা।

@ একসাথে এবং দ্রম্নত অনেক হিসাব করা।

@ রেজাল্ট, স্যালারি ও অন্যান্য শিট করা।

প্রাথমিক ধারণাঃ



স্টার্ট মেন্যু থেকে মাইক্রোসফট এক্সেলে প্রবেশ করলে ডিফল্টভাবে রো ও কলামের সবন্বয়ে একটি ঘরকাটা পেজ ওপেন হবে। রো গুলো ১,২,৩,৪..... নামে এবং কলামগুলো A, B, C, AB, AC......নামে পরিচিত। প্রতিটি ঘরকে এক একটি সেল বলে। এই সেলের প্রত্যেকটির একটি করে নাম আছে। নামগুলো দেখতে হলে নেমবক্স এ দেখতে হবে অথবা সারির উপরের কলামের নাম এবং তার রো এর নাম দেখতে হবে। যেমন ছবিটির সেলটির নাম C5 কারণ এটি C এবং 5 কে নির্দেশ করছে।

এক সেল থেকে অন্য সেলে যেতে হলে কিবোর্ডের অ্যারো কি ব্যবহার করতে হবে। কিবোর্ডের সাহায্যে খুব সহজে এক স্থান থেকে অন্য স্থানে যাওয়া যায়। সেগুলো নিচে দেওয়া হল।

কার্সর নেওয়ার স্থান কমান্ড

একঘর বামে Left Arrow

একঘর ডানে Right Arrow

একঘর উপরে Up Arrow

একঘর নিচে Down Arrow

রো এর প্রথমে যাওয়া Home

কলামের শেষে যাওয়া CTRL + left Arrow

ওয়ার্কশীটের একেবারে উপরে CTRL + Home

ওয়ার্কশীটের একেবারে নিচে CTRL + End

পরের ওয়ার্কশীটে যাওয়া CTRL + PAGE-DOWN

পূর্বের ওয়ার্কশীটে যাওয়া CTRL + PAGE-UP

সম্পুর্ণ কলাম সিলেক্ট করা CTRL + Spacebar

সম্পুর্ণ রো সিলেক্ট করা SHIFT + Spacebar

সর্বপ্রথম কলামে যাওয়ার জন্য SHIFT + Left Cursor

সর্বশেষ কলামে যাওয়ার জন্য SHIFT + Right Cursor



তথ্য মোছাঃ

ওয়ার্কশীটে তথ্য মোছার জন্য তিনটি পদ্ধতি রয়েছেঃ

· কোন সেল এ সিলেক্ট করে তাতে লিখতে শুরু করলে আগের তথ্য মুছে গিয়ে নতুন তথ্য উঠবে।

· Delete: প্রয়োজনীয় অংশ সিলেক্ট করে কিবোর্ডের Delete Key বস্নক করা সেলের তথ্য মুছে যাবে এবং সেলগুলো ফাকা হয়ে যাবে।

· Right Click: প্রয়োজনীয় অংশ সিলেক্ট করে তার উপর রাইট ক্লিক করে Delete এ ক্লিক করলে সেই সেলগুলেসহ তথ্য মুছে যাবে। যদি তার ডানে বা নিচে কোন তথ্য থাকে তা বামে বা উপরে চলে আসবে।







হারানো কোন কিছু ফেরৎ আনাঃ

ভুলবশত যদি কোন লেখা হারিয়ে যায় বা মুছে যায় তাহলে তা ফেরত আনার জন্য কিবোর্ড থেকে Ctrl+Z বা Edit>Undo তে ক্লিক করতে হবে।

কিবোর্ড শর্টকার্টঃ

মাইক্রোসফট এক্সেলে কাজ করার সময় কিবোর্ড দিয়ে কিছু কমান্ড সম্পাদন করা যায়। এগুলোকে বলে কিবোর্ড শর্টকার্ট। কিবোর্ড দিয়ে কাজ করলে কাজের সময় কম লাগে। প্রফেশনাল কাজ করতে হলে কাজ তাড়াতাড়ি করা জরুরী। নিচে কিবোর্ড শর্টকার্টগুলো দেওয়া হলঃ

কমান্ড সম্পাদিত কাজ কমান্ড সম্পাদিত কাজ

F1 Key এক্সেলের সাহায্য F2 Key নিদ্রিষ্ট সেল এডিট

F5 Key যাওয়া F7 Key স্পেলিং চেক করা

F12 Key ফাইল Save As CTRL + A সম্পুর্ণ ওয়ার্কশীট সিলেক্ট

CTRL + B বোল্ড করা CTRL + C কপি

CTRL + D সেল খালি করা CTRL + F অনুসন্ধান

CTRL + G নিদ্রিষ্ট স্থানে যাওয়া CTRL + H রিপেস্নস করা

CTRL + I ইটালিক CTRL + N নতুন ডকুমেন্ট

CTRL + O ফাইল ওপেন করা CTRL + P প্রিন্ট করা

CTRL + S সেভ করা CTRL + U আন্ডারলাইন করা

CTRL + V পেস্ট করা CTRL + X কাট করা

CTRL + Y রিডু করা CTRL + Z আনডু করা

CTRL + 1 ফরম্যাট সেল CTRL + 2 বোল্ড

CTRL + 3 ইটালিক CTRL + 4 আন্ডারলাইন

CTRL + 5 টেক্স স্ট্রোকথ্রো ALT + = অটো সাম

ALT + F8 ম্যাক্রো CTRL + ; তারিখ

CTRL + SHIFT + : সময়



টুলবারের কাজঃ

টুলবার হল শর্টকাটে কাজ করার একটি পদ্ধতি। এতে কোন কমান্ড প্রয়োগ করতে হলে তার একটি আইকনের উপরে ক্লিক করতে হয়। এতে কোন মেন্যুতে যাওয়া হয় না বলে কাজটি খুব দ্রম্নত সম্পাদন করা যায়। মাইক্রোসফট এক্সেলে বিভিন্ন টুল বার আছে।